Достоинства и недостатки электронного документооборота

Уже не первый год обсуждается тема отказа от традиционного бумажного документооборота. Уровень развития современных технологий дает возможность полностью избежать оформления бумажных документов с помощью сэд. Однако практически реализовать подобное обновление невозможно в рамках одной организации. Выполнить же массовый отказ от бумажных носителей на практике выполнить достаточно сложно. В настоящее время уровень развития и степень внедрения электронного документооборота упирается в законодательное ограничение. При этом и пользователи документов осознали необходимость, но не готовы к подобным изменениям. Электронный документооборот обладает рядом достоинств и недостатков. Следует рассмотреть из более внимательно.

Главное достоинство системы электронного документооборота сводится к экономическим выгодам. Отказ от использования бумаги в разы сократит затраты компаний на оформление документов. Использование бумажных носителей информации заставляют компании тратиться не только на саму бумагу, но и на чернила, почтовые услуги, покупку и обслуживание печатной и копировальной техники. Кроме того, большие объемы документов нуждаются в специальных помещениях для хранения, содержание которых также ложится на плечи организаций. Электронный документооборот подразумевает цифровую форму всех документов. Хранение подобного рода информации намного проще. При этом значительно облегчается доступ к необходимым файлам с помощью сетевых приложений. Это обеспечит большую мобильность в выполнении задач сотрудниками. При этом работы с документами можно будет выполнять удаленно. Электронный документооборот позволит облегчить процесс упорядочивания, редактирования и использования документов. Сегодня экологическая проблема в России еще не сильно остра, чего нельзя сказать об остальных странах мира. Однако прекращение использования бумаги для оформления документов значительно улучшит ситуацию с лесным фондом, сократит объемы вредных бумажных производств, снизит затраты электроэнергии, которую расходует печатная офисная техника.

Электронный документооборот имеет и некоторые отрицательные моменты. Цифровые данные оказываются легкодоступными. При этом их гораздо проще безвозвратно потерять и проводить согласование документов. При неисправностях жесткого диска пропадет весь хранящийся на нем объем информации. Для обеспечения гарантий сохранности документов обязательным условием станет хранение информации на внешних резервных носителях. При этом очередную сложность вызовет необходимость обеспечения должного уровня конфиденциальности. Потребуется использование шифрования и системы ограничения доступа к документам. Внедрение электронного документооборота потребует полного изменения процедур и операций в бизнесе. При этом потребуется дополнительное обучение сотрудников работе в новых условиях.